El mundo se mueve a pasos agigantados y nosotros también lo hacemos, el trabajo cambia y ahora son más las empresas que ofrecen trabajos remotos, y uno de los puestos en demanda para esto es la asistencia virtual. En algunos lugares como España, la figura del asistente virtual se está haciendo cada vez más necesaria y, por lo tanto, valorada.
En esta era digital adaptarnos y poder ofrecer nuestros servicios en línea puede abrir las puertas a mayor demanda en el mercado y mejores oportunidades para aquellos que ya han dado el paso.
Con este artículo exploraremos qué significa ser asistente virtual, tareas que puedes realizar y cómo puedes comenzar.
¿Qué significa Asistencia Virtual?
La asistencia virtual es un trabajo donde puedes prestar servicios administrativos, creativos o técnicos de forma remota. Los asistentes virtuales o VA por sus siglas en inglés, son profesionales independientes, pueden trabajar como freelancers, por proyecto o también a tiempo completo si prestan servicios para empresas.
Lo común es trabajar de forma independiente, vía celular, internet y con ayuda de diferentes herramientas digitales para realizar tus tareas a tiempo. Estas pueden ser gestión de correos, manejo de redes sociales, diseño gráfico, etc.
Entonces, ¿cómo funciona ser asistente virtual?
Un asistente virtual trabaja desde cualquier lugar con conexión a internet, proporcionando servicios a empresas, emprendedores o individuos. Las tareas pueden variar ampliamente según las necesidades del cliente y las habilidades del AV.
Por lo general, la comunicación se realiza principalmente a través de correos electrónicos, videollamadas, mensajería instantánea y herramientas de gestión de proyectos. Aquí tienes una lista con herramientas que te servirán para trabajar remoto.
Los procesos que llevan a cabo los AV pueden variar dependiendo del tipo de trabajo que tengan, los procesos en sí de la empresa/empleador y más. En muchos casos, los asistentes virtuales solo deberán presentar el proyecto para que los aprueben y así continuar con el trabajo, pero toma en cuenta que cada trabajo tiene su propio proceso.
¿Cuáles son las funciones de un asistente virtual?
Las funciones son totalmente variadas y pueden abarcar un sin número de tareas dentro del puesto. Si solo estás comentando puedes irte por tareas sencillas o aquellas que hacías en oficina y puedes trasladar a un trabajo remoto.
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Algunos de los más comunes pueden ser:
- Gestión de correo electrónico: Ayuda a tus clientes a mantener la bandeja en orden y responder a tiempo, eliminar spam, clasifica mensajes y más.
- Gestión de calendarios: Organiza citas, reuniones, eventos, y coordina el horario de forma eficiente.
- Soporte administrativo: Crea y mantén bases de datos, digitar documentos, preparar informes, esto ayuda a tus clientes a liberar su tiempo para cosas más importantes en la empresa.
- Manejo de Redes sociales: Programar y publicar contenido, responder comentarios y mensajes, ayuda a tu cliente a estar activa y comprometida.
- Redacción y edición de contenidos: Escribir y editar contenido para blogs, publicaciones, newsletters y más.
- Entrada de datos: Uno de los más sencillos ya que es introducir y actualizar datos en sistemas de gestión u hojas de cálculo.
- Atención al cliente: Puede ser por medio de correo, redes, chat en vivo, etc. Deberás responder consultas y solicitudes de forma oportuna.
Por supuesto, dependiendo de tus conocimientos puedes realizar taras más difíciles que otras. Por ejemplo si eres experta en SEO y también coach de negocios, puedes ofrecer servicios de redacción de artículos y newsletters a alguna empresa que hable de negocios. Será un servicio más especializado por el cual también podrías cobrar más.
Qué habilidades necesitas para ser Asistente Virtual
Para trabajar como asistente necesitas habilidades en el nicho que quieras trabajar por supuesto, pero también necesitas:
- Habilidades Técnicas: Conocimiento de herramientas digitales como Microsoft Office, Google Workspace, software de gestión de proyectos (Asana, Trello), y plataformas de comunicación (Slack, Zoom).
- Habilidades de Comunicación: Excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal para interactuar eficazmente con los clientes.
- Gestión del Tiempo: Capacidad para organizar y priorizar tareas, cumpliendo con los plazos establecidos.
- Autodisciplina: Ser proactivo y capaz de trabajar de manera independiente sin supervisión constante.
- Acceso a Tecnología: Tener un ordenador fiable, conexión a internet de alta velocidad, y dispositivos como auriculares con micrófono y cámara web.
- Educación y Capacitación: Aunque no es obligatorio, tener formación en administración, comunicación o áreas afines puede ser beneficioso. Además, hay numerosos cursos en línea que pueden ayudar a desarrollar habilidades específicas.
- Marketing Personal: Saber cómo promocionarse y vender sus servicios a través de una presencia profesional en línea, como un sitio web o perfiles en redes sociales.
- Creatividad: No solo si trabajas en tareas creativas, también creatividad para resolver problemas o situaciones por tu cuenta porque te encuentras en un entorno virtual donde tú eres quien será responsable de solucionar lo que ocurra al momento.
Puedes tomar algunos cursos gratuitos o de pago para adquirir más habilidades o para especializarte en las cosas que ya sabes. Algunas páginas estupendas para aprender nuevas cosas son:
- Google Actívate
- edX
- Udemy
- Husbspot Academy
- Coursera
También puedes aprender de diferentes canales de YouTube dependiendo de las habilidades que quieras adquirir.
No es obligatorio, pero puede ser necesario aprender inglés ya que hay muchas opciones para trabajos en el idioma y en algunos casos pagan más. Por supuesto, es totalmente posible tener un trabajo de asistente virtual solo hablando español, solo debes ser un poco más proactiva y mostrar bien tus habilidades.
¿Qué herramientas deberías conocer para comenzar?
El manejo de algunas herramientas puede ser indispensable, en si consigues ser parte de un proyecto o no. El trabajo de asistencia virtual debe ser eficiente y óptimo algunas herramientas tecnológicas que deberías conocer, ya que pueden ayudarte son:
- Trello, Asana o ClickUp: Sirven para organizar tareas y comunicarte. Hacer gestión de proyectos grandes y medir el tiempo de trabajo.
- Slack, Looms y Teams: Te permiten comunicarte con tu equipo. Grabar videos explicativos. Y Teams también integra chats, videoconferencias, almacenamiento de archivos.
- Notion y Evernote: Todo en uno para tomar notas, hacer tareas, colaborar. Puedes organizar toda la información como necesites.
- GSuite: Incluye gmail, drive, docs, calendar…
- Toggl o Clockify: Te ayudan a monitorizar el tiempo de cada tarea o proyecto. Y Clockify, también te permite realizar el registro de horas y generar informes.
- Wave y Freshbooks: Gratuitos, y sirven para la facturación. Freshbooks también ayuda a hacer seguimiento de gastos y gestión de proyectos.
- Canva: Gratuito, fácil de usar y puedes hacer desde imágenes y videos hasta presentaciones.
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Por supuesto no es necesario que las conozcas todas o que las manejes todas al 100%, solo necesitas manejar muy bien las que necesitarás dependiendo de las tareas que quieras realizar como Asistente Virtual.
Plataformas para encontrar trabajo como Asistente Virtual
Hay muchas plataformas que tienen ofertas para asistencia virtual, sin embargo, es bueno tener en cuenta que no todas podrían funcionarnos por diversas razones.
En mi guía de Asistente Virtual Desde Cero, te comento los pros y los contras de cada plataforma y qué tipo de trabajos ofrecen.
Algunas plataformas recomendadas son:
- Upwork
- Fiverr
- Freelancer
- PeoplePerHour
- We Remoto
- We Work Remotely
- Workana
- FlexJobs
Cómo encontrar trabajo si eres Asistente Virtual
Hay diferentes formas de promocionarte y conseguir ofertas para trabajar en remoto como asistente virtual. No es necesario que cuentes con estudios específicos porque en la asistencia virtual se ofrecen diferentes servicios, pero si debes ser eficiente, organizado y contar con las habilidades reales para lo que quieres ofrecer. Esto es lo que lo hace tan popular y una buena opción para trabajar en la actualidad.
Aquí tienes algunas recomendaciones:
- Date de alta en plataformas freelancers: Crea perfiles en diferentes plataformas como Upwork, Fiverr, Workana y cualquier otra que pueda brindarte la visibilidad que necesitas.
- Crear perfiles como AV en redes sociales: Las redes sociales son excelentes para darte visibilidad y encontrar clientes, las mejores para esto son LinkedIn o incluso Instagram.
- Únete a agencias de asistentes virtuales: Hay agencias especializadas que pueden ayudarte a conseguir clientes, por lo que unirte a ellas te pueden ayudar en el proceso de contratación y búsqueda.
- Construye una página con tus servicios: No necesitas un blog, una página es suficiente para ello, puedes mostrar tus servicios y habilidades de forma sencilla de este modo. Puedes crear tu página en Canva o incluso en WordPress.
- Contacta directamente con empresas o empleadores: No todos lo hacen y realmente es una oportunidad que se pierde, ya que aunque no estén buscando activamente un asistente virtual, podrían necesitarlo en un futuro. Es parte de ser proactivo y puede ayudarte a conseguir lo que quieres.
Trabajar en la asistencia virtual puede ser una gran oportunidad para cualquier persona que esté buscando entrar en el mundo del trabajo remoto. Puedes comenzar con lo básico y de ahí especializarte y realizar más tareas, esto te permitirá también cobrar mucho más.
Y tú, ¿estás lista para iniciar?
